La automatización de procesos promete liberar a tu empresa de tareas repetitivas y tediosas, con el objetivo de permitirle a tu equipo concentrarse en labores más estratégicas y mejorar la experiencia del cliente. Pero, ¿cómo saber si es el momento adecuado para dar este paso? ¿Qué debes considerar antes de implementar sistemas automatizados?.
La automatización de procesos se ha convertido en una estrategia clave para las empresas que buscan ser más competitivas, eficientes y resilientes. Sin embargo, antes de lanzarte a implementar sistemas de automatización, es fundamental que entiendas en qué consisten, qué implican y cuándo es realmente necesario automatizar procesos. En esta oportunidad, te ayudaremos a navegar por el mundo de la automatización, para que así puedas tomar decisiones informadas en tu negocio.
¿Qué es la automatización de procesos?
Pensemos en una situación común: diriges una empresa y todos los días tu equipo pasa horas haciendo tareas repetitivas, como el registro manual de datos, el seguimiento de inventarios o la transferencia de llamadas. Automatizar estos procesos significa utilizar tecnología para que estas tareas se realicen de manera automática y así reduzcas el margen de error y ahorres tiempo. En pocas palabras, la automatización te permite implementar tecnología para enfocar el talento humano en actividades más valiosas, estratégicas y creativas para tu negocio. ¡Pero no todos los procesos son aptos para la automatización!
¿Qué implica la automatización de un proceso?
Automatizar un proceso no es simplemente comprar un software y esperar resultados mágicos. Primero, debes entender y documentar el proceso actual en detalle. Supongamos que decides automatizar la facturación: necesitarás mapear cada paso, desde la recepción de una orden hasta el envío de la factura. Luego, selecciona la tecnología adecuada e implementa el sistema. Por supuesto, debes asegurarte de capacitar a todo tu equipo para su uso.
De igual forma, aunque es común pensar que cualquier tipo de tecnología funciona de maravillas por sí sola, no hay que olvidar que la automatización (o la implementación de todo tipo de nuevas tecnologías) requiere monitoreo y ajustes continuos para adaptarse a cualquier cambio en el proceso o en el entorno de tu negocio. Sobre todo las herramientas de inteligencia artificial necesitan un entrenamiento previo a la implementación para que pueda procesar toda la información pertinente y brindar los resultados esperados.
¿Qué hace que un proceso sea candidato para la automatización?
Querer implementar sistemas automatizados en cada mínimo detalle de tu empresa solo porque “es lo que hay que hacer para seguir siendo relevantes” o sin un análisis previo, puede causar gastos innecesarios y convertirse en una situación difícil de afianzar en la empresa. Para que un proceso sea un buen candidato para la automatización, debe cumplir con ciertos criterios:
1. Repetitividad y estabilidad
Un proceso es un buen candidato para la automatización si es repetitivo y sigue una secuencia estable. Por ejemplo, si tu empresa realiza la misma tarea de ingreso de datos todos los días, como el registro de nuevas órdenes de compra en un sistema, este es un proceso repetitivo que se puede automatizar fácilmente.
2. Alto volumen de tareas
La razón es simple: cuanto más se repita una tarea, más tiempo y recursos se ahorrarán al automatizarla. Por ejemplo, un departamento de cuentas por pagar que procesa cientos de facturas cada semana puede beneficiarse enormemente de la automatización.
3. Reglas claras y definidas
Esto significa que las tareas dentro del proceso no requieren interpretación o toma de decisiones complejas. Un ejemplo podría ser el proceso de validación de datos, donde cada entrada debe cumplir con ciertos criterios específicos antes de ser aceptada.
4. Bajo nivel de excepciones
Las excepciones son desviaciones del proceso normal que requieren intervención manual. Si un proceso tiene muchas excepciones, la automatización puede volverse compleja y costosa. Por ejemplo, un sistema de aprobación de gastos que sigue un flujo estándar con mínimas variaciones es más fácil de automatizar que uno con múltiples rutas de aprobación.
5. Impacto significativo en el negocio
Esto incluye procesos que, al ser automatizados, mejoran la eficiencia, reducen costos o aumentan la satisfacción del cliente. Por ejemplo, automatizar el proceso de atención al cliente mediante voicebots puede reducir tiempos de respuesta y mejorar la experiencia del cliente.
6. Procesos estables y madurados
Los procesos que han sido estables y bien documentados durante un período prolongado son buenos candidatos para la automatización. La estabilidad y madurez del proceso indican que ya ha sido optimizado manualmente y está listo para ser llevado al siguiente nivel con la tecnología. Un ejemplo es el proceso de nómina, que generalmente sigue un conjunto de reglas y pasos bien definidos.
¿Qué no deberías buscar en los sistemas de automatización?
La automatización no es una solución mágica que resolverá todos los problemas de tu empresa. Tampoco es una tarea que se pueda realizar de manera apresurada. Es crucial entender que:
- No reemplaza la necesidad de empleados: automatizar procesos no significa eliminar puestos de trabajo, sino liberar tiempo para que los empleados se concentren en tareas de mayor valor.
- No es una solución única para todos: cada empresa y cada proceso son diferentes; lo que funciona para una empresa puede no ser adecuado para otra.
- No elimina la necesidad de supervisión: los sistemas de automatización requieren monitoreo y mantenimiento continuo para asegurar su funcionamiento óptimo.
No deberías esperar que la automatización reduzca costos instantáneamente o resuelva todos tus problemas operativos. La automatización es una inversión a largo plazo y sus beneficios pueden tardar en materializarse y requerir tiempo de adaptación de tu equipo.
Características que debe tener una empresa para implementar procesos de automatización
Para saber si tu empresa está lista para la automatización, evalúa:
- Si estás dispuesto a dedicar tiempo para conocer la tecnología y sacarle el mayor provecho.
- Si tus procesos son claros y están bien documentados.
- Si tus empleados conocen los procedimientos y los siguen de manera consistente.
- Si estás dispuesto a invertir no solo en tecnología, sino también en la capacitación de tus empleados para que se adapten a los nuevos sistemas.
- Si la cultura de tu organización valora la innovación y está abierta al cambio.
Evidentemente, no todas las empresas se benefician de la automatización de inmediato. Las pequeñas empresas con procesos altamente personalizados y manuales pueden no ver un retorno de inversión significativo en las primeras etapas. Si tu negocio se basa en la atención personalizada y en procesos que cambian constantemente, la automatización podría no ser la mejor opción por ahora. Además, si tu empresa tiene recursos limitados, podría ser mejor enfocarse en otras áreas antes de invertir en sistemas automatizados.
Automatizar procesos puede ser una herramienta poderosa para mejorar la competitividad, eficiencia y resiliencia de tu empresa. Sin embargo, es crucial abordar la automatización de manera informada, considerando todos los factores y asegurándote de que estás tomando las decisiones correctas para tu negocio. La automatización es una inversión significativa, pero cuando se hace correctamente, puede transformar tu empresa y permitirte enfocarte en lo que realmente importa: crecer y superar a la competencia.
